องค์ประกอบของกระบวนการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของกระบวนการติดต่อสื่อสาร

        สิ่งสำคัญที่จะให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ คือ องค์ประกอบของกระบวนการ การติดต่อสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องนี้ อารมณ์ ฉนวนจิตร     (2556 : 132) สรุปได้ว่า "การติดต่อสื่อสารจะโดยวิธีทางตรง เช่น การพูด การอธิบาย การสนทนา หรือการติดต่อโดยใช้อุปกรณ์อื่นๆ เช่น วิทยุ โทรทัศน์ อีเมล์ เป็นต้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีองค์ประกอบ 4 ส่วน คือ"

        1. ผู้ส่ง คือ ผู้ทำหน้าที่กระจายข้อมูล เริ่มต้นในการสื่อสาร เช่น ครูถ่ายทอดเนื้อหาวิชาของบทเรียนแก่นักเรียน

        2. สาร คือ ข้อมูล ข้อความ เนื้อหาสาระ ข้อเท็จจริง ที่จะถูกส่งไปยังผู้รับ

        3. สื่อ คือ ตัวกลางที่จะช่วยนำสารไปยังผู้รับ สื่ออาจสรุปได้ว่าเป็นช่องทางในการนำข้อมูลจากผู้ส่งไปยังผู้รับ

           สื่ออาจมีหลายๆ ชนิด เช่น คำพูด หนังสือ ในสมัยโบราณเราใช้ควันไฟส่งข้อความ ปัจจุบันเราใช้แสง ใช้เสียง มาเป็นสัญญาณในการส่งข้อความมากยิ่งขึ้น

        4. ผู้รับ คือ ผู้ที่รับข้อมูลจากผู้ส่งโดยผ่านรายการที่เรียกว่าสื่อชนิดต่างๆ

           "ในทางปฏิบัติจริงๆ แล้วจะพบว่าการสื่อสารเพื่อจะให้ได้ผลดี จำเป็นต้องมีการตอบโต้ระหว่างผู้รับและผู้ส่ง การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะทำให้การสื่อสารมีความสมบูรณ์มากเพิ่มขึ้น ฉะนั้น จึงไม่แปลกว่าบางครั้งผู้ส่งจะกลายเป็นผู้รับ และผู้รับจะเปลี่ยนเป็นผู้ส่งเสียเอง"

        ในทำนองเดียวกัน ปรียาพร วงศ์อนุตรโรจน์ (2553 : 173-178) ได้เสนอรูปแบบกระบวนการติดต่อสื่อสารว่า

มีองค์ประกอบหลัก ได้แก่ ผู้ส่งสาร ข่าวสาร และผู้รับสาร ซึ่งแต่ละส่วนมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน อธิบายได้ดังนี้

        1. ผู้ส่ง (Sender) หมายถึง ผู้พูด ผู้เขียน ผู้แสดงมีข่าวสาร ความคิดเห็นหรือความจริงที่ต้องการส่งไป ซึ่งเรียกว่า ความคิด (Ideation) ความคิดเห็นนี้สำคัญที่สุดจะเป็นพื้นฐานของข่าวสาร ความคิดเกิดขึ้นตามเหตุผล ความคิดจะลึกซึ้งเพียงใดขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้คิดจะสงสาร ผู้สมควรคิดเป็นลำดับขั้น คิดให้แจ่มชัดและตีความหมายก่อนจะส่งข่าวสารไปและการสื่อข่าวสารขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น ขณะที่อาจารย์กำลังสอนอยู่ถือว่าเป็นผู้ส่งสาร หรือขณะที่ผู้นิเทศดำเนินการนิเทศ และให้ข้อมูลย้อนกลับแก่ครู ผู้นิเทศก็ถือว่าเป็นผู้ส่งสารเช่นเดียวกัน
        2. ลงรหัส (Encoding) ผู้ส่งพยายามเรียบเรียงความคิดนั้นออกมาเป็นคำพูด สัญลักษณ์ การแสดง การส่งรหัสเป็นสิ่งจำเป็นเพราะข่าวสารจะส่งผ่านไปผู้อื่นได้ด้วยการมีสื่อด้วยเหตุนี้ถ้าผู้ส่งสารสามารถใช้ซื้อได้ถูกแบบก็จะง่ายและสะดวกแก่ผู้รับ ตัวอย่างเช่น ขณะที่ผู้นิเทศได้ให้ข้อมูลย้อนกลับแก่ครูผู้รับการนิเทศนั้น ได้เรียบเรียงข้อมูลก่อนที่จะพูดโดยผ่านลำดับความคิดที่ได้รับการกลั่นกรองและพิจารณาข้อมูลมาแล้ว เพื่อให้ครูเกิดความเข้าใจที่ง่ายและชัดเจนมากยิ่งขึ้น
        3. ข่าวสาร (Message) ข่าวสารที่ใช้เป็นรูปแบบได้ 2 ประเภท คือ
           3.1 สื่อที่ใช้วาจา (Verbol Communication) ได้แก่ การใช้คำพูด การเขียน ซึ่งมักง่ายต่อการแปลความหมายถ้าผู้รับผู้ส่งเข้าใจตรงกัน
           3.2 สื่อที่ไม่ใช้วาจา (Non- Verbol Communication) เป็นการใช้สัญลักษณ์เป็นสื่อในการส่งข่าวสาร มีทั้งง่ายและยาก ขึ้นอยู่กับผู้รับและผู้ส่งที่จะแปลความหมายตรงกัน เช่น การพยักหน้าตอบรับ การยิ้ม การโบกมือ เป็นต้น
        4. ช่องทางข่าวสาร (Channel) ช่องทางเป็นการถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง เช่น อากาศสำหรับคำพูด กระดาษสำหรับจดหมาย ซึ่งจะไปพร้อมกับข่าวสารการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จำเป็นต้องมีช่องทางข่าวสารที่เหมาะสมกับข่าวสารที่ส่งไป การพูดจากันทางโทรศัพท์อาจจะไม่เหมาะสมกับการอธิบายให้เขียนเป็นแผนผังไดอะแกรม (Diagram) ทำให้จำเป็นต้องเลือกช่องทางข่าวสารที่เหมาะสม ผู้ที่อ่านหนังสือไม่ได้การส่งข่าวสารทางหนังสือพิมพ์ก็จะไม่มีประโยชน์ เป็นต้น
        5. ผู้รับ (Receiver) ผู้รับข่าวสารได้ดีต้องสอดคล้องกับสื่อ เช่น ถ้าสื่อด้วยคำพูดผู้รับต้องเป็นผู้ฟังที่ดี ฟังแล้วจับใจความได้ ถ้าสื่อด้วยการเขียน ผู้รับต้องอ่านจับใจความและเข้าใจได้ ข้อควรพิจารณาถึงคุณสมบัติของผู้รับ ได้แก่ วัยของผู้รับ เพศ การศึกษา ฐานะทางสังคมและเศรษฐกิจ บริเวณที่อยู่อาศัย ศาสนา เชื้อชาติ และภาษาที่แตกต่างกันไป เป็นต้น
        6. การถอดรหัส (Decoding) เป็นกระบวนการตีความหมายของผู้รับและแปลความหมายเป็นข่าวสาร เป็นกระบวนการ เป็นขั้นตอน ขั้นตอนแรกผู้รับต้องเป็นผู้รับรู้ข่าวสารก่อนแล้วจึงตีความ การถอดรหัสมีผลขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของผู้รับ การประเมินของผู้รับ ภาษาท่าทาง และความคาดหวังของผู้รับ เช่น คนมีแนวโน้มที่จะฟังข่าวที่เขาต้องการจะฟังและความสามารถในการ ที่ผู้รับสามารถถอดรหัสให้เข้ากับผู้ส่งได้ ก็จะทำให้การติดต่อสื่อสารมีประสิทธิภาพ
        7. เสียง (Noise) หมายถึง สิ่งที่รบกวนที่ทำให้การส่งสารเกิดความเข้าใจผิดและตีความหมายผิดไป เสียงอาจหมายถึง ความไม่ตั้งใจฟัง สื่อที่ขาดประสิทธิภาพ เช่น เสียงวิทยุ ถูกรบกวนด้วยอากาศที่ไม่ดีแต่อย่างไรก็ตาม เสียงมันจะถูกรบกวนในช่วงของการส่งรหัสและถอดรหัส
        8. การป้อนกลับ (Feedback) เป็นการตีกลับของกระบวนการติดต่อสื่อสารถึงความรู้สึกของผู้รับสารและผู้รับสารก็กลายเป็นผู้ส่งสาร ซึ่งมีรูปแบบของการป้อนกลับแตกต่างกันไป บางทีก็เป็นการป้อนกลับทางตรงจากผู้รับ บางทีผู้รับไม่แสดงออกแต่ก็มีทางต้อนกลับทางอ้อมจัดการผ่านบุคคลอื่น ถ้าไม่มีข้อมูลป้อนกลับ ฝ่ายจัดการจะไม่รู้หรือรู้สายเกินไปที่จะแก้ไขสถานการณ์ต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้รับการนิเทศนำเสนอข้อมูลในการปรับปรุงและพัฒนาการสอนของตนเองให้ผู้นิเทศฟัง ผู้นิเทศอาจให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมด้วยการให้ข้อมูลย้อนกลับด้วยวาจา หรือในรูปแบบของการเขียนรายงานผลการนิเทศให้ผู้นิเทศรับทราบ เป็นต้น
จากที่กล่าวมาข้างต้น แสดงดังแผนภูมิต่อไปนี้